Klokkenluidersregeling

Waarvoor en voor wie is deze regeling bedoeld?

Deze regeling is bedoeld voor iedereen die in samenwerking met SMO Helmond e.o., bijvoorbeeld (oud) medewerkers, (oud) cliënten, stagiaires, leveranciers, etc, een vermoeden van een misstand over SMO willen melden. Deze regeling is gemaakt om de drempel om te melden te verlagen, melders te beschermen tegen nadelige gevolgen en te voldoen aan de wettelijk eisen vanuit de Wet bescherming klokkenluiders.

In iedere organisatie kunnen dingen fout gaan, dus ook bij SMO. Wij willen graag horen als er dingen mis zijn gegaan, ongeacht of het om een kleine of een grote zaak gaat. Bij bepaalde soorten van grensoverschrijdend gedrag spreken we van een misstand. Een misstand of een vermoeden hiervan gaan over situaties waarbij het maatschappelijke belang geschonden wordt of er gevaar is dat dit geschonden kan worden. Meestal gaat de situatie dan meerdere mensen aan, komt het regelmatig voor en kan het ernstige gevolgen hebben. Op grond van de wet is er een tweedeling in het begrip misstanden, namelijk:

1. Inbreuk op het Unierecht. Hier is sprake van wanneer er een handeling of nalatigheid is die onrechtmatig is of het doel ondermijnt en schadelijk is voor het algemeen belang. Het gaat hierbij voorbeeld om overheidsopdrachten, veiligheid van vervoer, bescherming van milieu, volksgezondheid, bescherming van persoonlijke levenssfeer, veiligheid van levensmiddelen e.d.
2. Een maatschappelijke misstand. Hiervan spreek je wanneer er iets mis is op werk dat ernstige gevolgen heeft. Dit gaat niet enkel om persoonlijke belangen. Het gaat hier vaak om een patroon of structureel karakter die ernstig of omvangrijk is. Daarnaast moet er sprake zijn van een van de volgende kernmerken:

• er is sprake van overtreding van de wet of op grond van een wettelijke voorschrift opgestelde interne regels vastgesteld door de werkgever;
• er is gevaar voor de volksgezondheid;
• er is gevaar voor de veiligheid van personen;
• er is gevaar voor de aantasting van het milieu;
• er is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten.

Belemmeringsverbod

Tijdens de meldingsprocedure geldt er een belemmeringsverbod. Dit houdt in dat de melder wegens het doen van een melding niet slechter mag worden behandeld dan wanneer deze geen melding zou hebben gedaan. Voorbeelden van benadeling zijn ontslag, onvrijwillige overplaatsing of het weigeren van promotie. Het is de taak van SMO om ervoor te zorgen dat collega’s de melder niet benadelen. Hierbij valt te denken aan pesten, negeren of intimideren. Deze bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode. Wij zullen er dus op toe zien dat het belemmeringsverbod wordt nageleefd en overtreders van het verbod sanctioneren met disciplinaire maatregelen.

Contactgegevens
Heleen de Waal (intern klokkenluidersadviseur)
Telefoonnummer: 06-45488649
E-mail: h.d.waal@smo-helmond.nl

Danielle Brinkers-Wildschut (extern vertrouwenspersoon)
Telefoonnummer: 06-81214702
E-mail: dbrinkers.initium@gmail.com

Meldingsprocedure

1. Uitgangspunt is dat vermoedens van misstanden en zorgelijke situaties eerst intern worden gemeld bij de interne klokkenluiders adviseur. Een misstand kan je op meerdere manieren melden, namelijk:
   1. Schriftelijk
   2. Mondeling via de telefoon of een andere spraakberichtsysteem
   3. Op verzoek door een gesprek op locatie.
2. Meldingen die telefonisch of in een gesprek op locatie worden gedaan worden geregistreerd (met voorafgaande instemming van de melder) door middel van een voice-recorder of een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. Iedereen die betrokken is bij de melding of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand heeft een geheimhoudingsplicht en de taak om de melder te beschermen voor repercussie tijdens en na de melding.
3. Na het melden krijg je binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging van de vertrouwensadviseur. De vertrouwensadviseur maakt van jouw melding schriftelijk verslag en registreert dit in het Register Meldingen Misstanden (RMM). Het RMM is een intern register waar enkel de vertrouwensadviseur toegang tot heeft. Hierin wordt een omschrijving van de melding en eventuele bewijsmaterialen en andere belangrijke documenten in opgeslagen.
4. De vertrouwensadviseur stemt met jou af op welke wijze de melding in de organisatie wordt doorgezet en of de melding wel of niet anoniem wordt gedaan. In overleg met de melder wordt ervoor gekozen om de melding (anoniem) door te sturen naar de raad van bestuur met vermelding van de ontvangstdatum. In het geval dat artikel 3 lid 2 van toepassing is wordt de melding gestuurd naar de voorzitter van de raad van toezicht.
5. Binnen een termijn van maximaal 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan jou informatie verstrekt over de beoordeling en (zover van toepassing) de opvolging van de melding. De vertrouwensadviseur blijft gedurende de afhandeling van de melding jouw aanspreekpunt.

Liever op een andere manier melden?

Wil je liever buiten de organisatie melden of ben je niet tevreden bent over de afhandeling van de adviseur en/of SMO, dan kun je contact opnemen met de extern vertrouwenspersoon. De extern vertrouwenspersoon is net zoals de intern adviseur beschermd vanuit de wet. Kom je met de interne adviseur en/of de vertrouwenspersoon er niet uit? Of kan je niet terecht bij de interne adviseur of vertrouwenspersoon vanwege spoed of angst voor eventuele gevolgen? Dan kan je altijd een melding maken bij een externe organisatie, zoals het Huis voor Klokkenluiders.